71 92 42 66 Book 30 min.
Løsninger
Brancher
Cases
Viden
Om os
Book en gratis afklaring Ring 71 92 42 66

Brancher

Digital infrastruktur til danske kølevirksomheder

Service-sager, eftersyn, genbesøg, anlæg, ISO-kontrol og fakturering — samlet i ét billede. Så montørerne får mere tid i marken, og kontoret slipper for at jage svar.

Book en gratis afklaring Se cases fra branchen Se de 7 forskelle
Skrevet af Anders Grube, IT-rådgiver og indehaver Opdateret
200.000+servicesager håndteret
4.000+anlæg i drift under styring
4danske kølevirksomheder har bygget løsningen med os
5områder dækket: sager, anlæg, ISO, fakturering og lager

Kort fortalt

Vi binder feltarbejdet, forpligtelserne, pengene og anlæggene sammen i ét spor — og lander det i jeres ERP. Til danske kølevirksomheder.

Hvor binder tiden sig i en kølevirksomhed?

Ikke kun i service-sagerne. Anlæggene skal kunne slås op, ISO-kontrollen skal være klar når kunden spørger, og fakturaen skal følge med sagen. Ligger de fire ting hvert sit sted, flytter arbejdet sig bare fra marken til kontoret. Det er sammenhængen, der gør hverdagen lettere — ikke endnu et system ved siden af.

Vi laver ikke vores eget regnskabssystem. Vi integrerer med Business Central, e-conomic, Uniconta og Visma — det, vi leverer, er broen mellem feltarbejdet og jeres økonomi.

Det starter typisk her Vi mangler styr på service-sagerne

Excel, mails og papir lever videre. Kontoret ringer rundt for at finde montøren. Anlægshistorik ligger i hovedet på en kollega.

Det vi ender med Nu hænger det hele sammen

Sager, anlæg, ISO-kontrol, fakturering og mails snakker sammen. Færre dobbeltindtastninger, hurtigere svar til kunden og færre opkald rundt i huset.

Forskellen

Hvad er det konkret, der gør forskellen?

Syv konkrete ting, der binder feltarbejdet, forpligtelserne, pengene og anlæggene sammen — i ét spor, der lander i det ERP, I allerede bruger. Hver af dem løser et sted, hvor tid, dokumentation eller omsætning i dag falder mellem to systemer.

Glemt procedure → garantireparation 3.000-8.000 kr pr. tur

Sådan gør det ondt i dag

Glemte procedurer giver lækager dage/uger senere → gratis garantireparation (3.000-8.000 kr pr. tur). Værre: forsikring dækker ikke skader, hvor proceduren ikke er fulgt. Værst: storkunden mister tilliden og næste kontraktforhandling bliver svær.

Sådan løser vi det

Når en montør vælger "kølemiddeludskiftning" som ydelse, kræver systemet trykprøvning som underydelse og bestemte formularer udfyldt. Mekanisk kvalitetssikring i selve workflowet — ikke en tjekliste man kan glemme. Også: ny lærling lærer reglerne, mens han arbejder, ikke fra et kursus.

„Hvor mange garantireparationer kørte I sidste år, som skyldtes en glemt procedure? Hos os kan teknikeren ikke afslutte ydelsen uden, at de obligatoriske trin er udført og dokumenteret.“

5 års lækagehistorik gemt i notes-feltet

Sådan gør det ondt i dag

Når Miljøstyrelsen beder om lækagehistorik på HFC-anlæg de sidste 5 år (lovkrav under EU F-gas-forordningen 517/2014), bruger firmaer med "notes-feltet" dage på at grave i sagsbemærkninger. Plus: ingen kan svare "hvilke anlæg har gentagne problemer?" → ingen forebyggelse, kun brandslukning. Et supermarked med 100 kg R404A = 392 ton CO2-ækv. → lovpligtig lækagekontrol 2×/år, og kølevirksomheden er ansvarlig, hvis dokumentationen mangler.

Sådan løser vi det

Kategoriseret hovedsymptom og hovedårsag pr. opgave — ikke fri tekst. Det gør lækagehistorik, fejlmønstre og anlægs-statistik direkte søgbart pr. anlæg, kølemiddel, kunde eller år.

„Hvor mange lækager havde I på jeres HFC-anlæg sidste år, og kan I dokumentere det, hvis Miljøstyrelsen ringer i morgen? Hos os er det et klik — ikke et regneark.“

Glemte eftersyn = mistet indtægt eller kontraktbrud

Sådan gør det ondt i dag

Hver glemt aftalt serviceopgave er enten en mistet indtægt eller et kontraktbrud — og kølevirksomheden er den, der hænger på det.

Sådan løser vi det

Aftalen kobler kunde → anlæg → ydelser → frekvens. Systemet ved, hvornår hvert anlæg skal have næste lovpligtige lækagekontrol, hvilke butikker der mangler årligt eftersyn, og hvilke garantiservices der falder næste måned. Opgaverne genereres automatisk og samles geografisk i ruter.

„Hvor mange aftalte serviceopgaver glemte I sidste år? Hos os er det umuligt at glemme.“

Glemte forbrugsposter: 50.000-150.000 kr/md i tabt omsætning

Sådan gør det ondt i dag

De små poster (kvælstof 215 kr, lodning 120 kr, miljøgebyr 285 kr) glemmes 3-5 gange pr. besøg. Med 200 besøg/md = 50.000-150.000 kr/md i tabt omsætning. Plus 14-30 dage forsinkelse fra arbejde til faktura.

Sådan løser vi det

Tekniker vælger ydelser under besøget → følgevarer lægges automatisk på (kvælstof, lodde, miljøgebyr — det teknikere altid glemmer) → kontrakt-prisliste pr. kunde anvendes automatisk → KM/mødegebyr-logik afgøres af aftaletypen → fakturakladde lander direkte i jeres ERP.

„Hvor mange små forbrugsposter glemmer jeres teknikere at registrere? Og hvor mange dage går der fra arbejdet er udført, til fakturaen er sendt? Hos os er fakturaen klar, når teknikeren forlader adressen — og kvælstoffet er på den.“

Spildbesøg: 8.000-30.000 kr/uge brændt af

Sådan gør det ondt i dag

Spildtur, fordi teknikeren troede, han havde en del, men den var brugt for to uger siden. Et spildbesøg koster 1.500-3.000 kr. I et hold på 13 montører er det 5-10 spildbesøg/uge = 8.000-30.000 kr/uge brændt af.

Sådan løser vi det

Hver montør har eget bil-lager. Reservedele trækkes, når de bruges, lægges tilbage med serienummer hvis returneret, og hovedlageret påfylder automatisk, når en del kommer under min-niveau. Tekniker ved på dashboardet, hvad der ligger i bilen, før han kører ud.

„Hvor mange gange om ugen kører jeres teknikere forgæves, fordi delen ikke var i bilen? Vi gør hver firmabil til et live-lager med automatisk påfyldning.“

Tekniker ankommer blindt til 30 anlæg

Sådan gør det ondt i dag

Tekniker ankommer til en Kvickly med 30 anlæg uden at vide, hvilke der er hvor, hvad der står på dem, eller hvilken historik de har. Plus: kunden efterspørger inventarliste til CAPEX-beslutning, og firmaet har et regneark sidst opdateret i 2023.

Sådan løser vi det

Hver lokation har sin egen anlægsliste: model, serienr., kølemiddel, opstillingsdato, sidste service, åbne anbefalinger. Climate-casen: 4.000 anlæg fordelt på ~200 butikker, hver med QR-kode. Reitan-SLA'en kræver inventarjournal opdateres ved hvert eftersyn: nye møbler noteres, udgåede slettes, stand 1-5 registreres.

„Når jeres største kunde ringer og spørger "hvilke anlæg har vi, og hvor gamle er de?" — hvor lang tid tager det jer at svare? Hos os er det åbent på kundens egen portal.“

Glemt mark-up = tabt margin hver uge

Sådan gør det ondt i dag

Kølefirmaer skal ofte bruge underleverandører til ting, de ikke selv har autorisation til. Uden system: bogholderen sidder med papirbunken, finder ud af hvilken sag det hører til, lægger mark-up på, fakturerer kunden. Tager timer pr. uge, og fejl ender med tabt margin.

Sådan løser vi det

Underleverandør udfører delopgave (el-arbejde, transport, byggeri) → indgående faktura matches mod oprindelig sag → gennemfaktureres til slutkunden med mark-up → korrekt momshåndtering. Hele sporet ligger i sagsbilledet, ikke i en separat bunke hos bogholderen.

„Hvor lang tid bruger I på at fakturere det, jeres underleverandører laver, videre til kunden? Og hvor mange gange glemmer I mark-up'en? Hos os er det ét spor — ind ad bagdøren, ud ad fordøren, med margin intakt.“

Det vi gør

Vi binder en kølevirksomheds fire smertepunkter — feltarbejdets kvalitet, forpligtelserne, pengene og anlæggene — sammen i ét spor. Og lander det i det ERP, I allerede bruger.

  • Business Central
  • e-conomic
  • Uniconta
  • Visma
Book en gratis afklaring Få et integrationstjek

5 cases

Hvordan ser det ud i hverdagen?

Casene er bygget sammen med danske virksomheder, så det er deres egen hverdag, der beskrives — ikke et opstillet eksempel.

Service System FSM
FSM uden Excel

Servicesystem med FSM

Vi udviklede et service system (FSM) til kørende teknikere – med planlægning, dokumentation og rapportering, fuldt integreret til ERP for smidig …

Se resultatet
System til registrering af udstyr
4.000 butikker

System til registrering af udstyr

Vi har udviklet et landsdækkende system, hvor QR-koder bruges til nem registrering og sporing af anlæg i over 4000 butikker – med fokus på enkel …

Se resultatet
ISO for kølevirksomheder
ISO uden papir

ISO for kølevirksomheder

Vi har udviklet et system til ISO-kontrol for kølevirksomheder, der sikrer dokumentation, sporbarhed og overholdelse af standarder.

Se resultatet

Sådan arbejder vi

Hvordan forløber implementeringen?

Vi starter småt, lægger til over tid og ruller aldrig alt ud på én gang. Første skridt er det område, hvor der er mest at hente.

  1. Afklaring

    30 minutter. Vi lytter, ser på hvor I mister tid i dag, og finder ud af hvor I vinder mest ved at starte.

  2. Første område

    Vi sætter ét område i drift — oftest service-sagerne eller anlægskartoteket — i en form, der mærkes i hverdagen fra dag ét.

  3. Næste område

    Fakturering, ISO-kontrol, automatiske mails — vi bygger videre, når I er klar, og når det forrige har sat sig.

Hvor taber I tid i dag?

Tag den gratis selvtest og se på tre minutter, hvor jeres største potentiale ligger — eller book en uforpligtende afklaring på 30 minutter.

Tag testen Book en gratis afklaring

Spørgsmål og svar

Ofte stillede spørgsmål

Korte svar på det, virksomheder oftest spørger os om. Mangler dit spørgsmål? Så spørg os direkte.

Hvorfor er et servicesystem alene ikke nok?

Fordi service-sagerne kun er den ene halvdel. Anlæggene skal kunne slås op, ISO-kontrollen skal være klar når kunden spørger, og fakturaen skal følge sagen. Ligger de fire ting i hvert sit system, flytter arbejdet sig bare fra marken til kontoret. Det er sammenhængen, der frigør tid.

Hvordan dokumenterer man lækagekontrol på HFC-anlæg?

Hovedsymptom og hovedårsag registreres som kategorier pr. opgave frem for fri tekst. Det gør lækagehistorik søgbar pr. anlæg, kølemiddel, kunde eller år. Beder Miljøstyrelsen om fem års historik under EU's F-gas-forordning, er svaret et opslag frem for dages gravearbejde i sagsbemærkninger.

Kan løsningen hænge sammen med vores ERP?

Ja. Sagerne lander i det ERP, I allerede bruger, frem for at I skal skifte økonomisystem. Formålet er ét spor fra opgave over registrering til faktura, så timer og varer ikke først bliver til omsætning, når nogen har tastet dem ind igen.

Hvordan starter et forløb?

Med en afklaring på 30 minutter, hvor vi gennemgår hverdagen: hvordan sager planlægges, hvad montøren registrerer i marken, og hvor dokumentationen ligger i dag. Løsningen er bygget sammen med fire danske kølevirksomheder, så udgangspunktet er en kendt branche frem for et blankt stykke papir.

Se alle spørgsmål og svar

Kilder og dokumentation

Læs videre

Hvad kan vi ellers hjælpe med?

Emnerne herunder hænger sammen med det, du lige har læst.

Brancher

E-handel

Effektiv e-handel og kundehåndtering

Læs mere

Kontakt

Hvordan kommer vi i gang?

Det starter med en afklaring på 30 minutter — over telefon eller hos jer, og uden forpligtelse. Vi spørger ind til hverdagen: hvad sker der mandag morgen, hvem gør hvad, og hvor mangler der overblik. Bagefter siger vi ærligt, om der er en opgave, vi kan hjælpe med.

De første to timers rådgivning er gratis pr. virksomhed.

  1. Afklaring30 minutter om jeres hverdag
  2. KortlægningVi finder, hvor tiden forsvinder
  3. Vi binder sammenÉt område ad gangen, i drift

Skriv til os

Vi bruger kun oplysningerne til at svare dig. Se privatlivspolitikken.

Ring 71 92 42 66 Book afklaring