Automatisering af fragtmails

Udfordringen

Super-Køl A/S brugte manuelt tid på at håndtere fragtmails og matche leveringsinformation med ordrer i Minuba. Denne proces var tidskrævende, fejlbehæftet og gav manglende overblik over leverancer og ordrer.

Løsningen

Et script overvåger Super-Køls fragtmail-indbakke, aflæser relevante data som ordrenummer og leveringsstatus, og matcher automatisk informationen med eksisterende ordrer i Minuba via API. Alt sker i baggrunden uden manuel indsats, og opdateringerne vises direkte i ordren, så både kontor og montører kan se leverancen med det samme.

Resultatet

Super-Køl sparer nu mange timers manuelt arbejde hver uge. Leverancer matches automatisk med ordrer, så alle har et opdateret overblik direkte i Minuba. Det har reduceret fejl, forbedret samarbejdet mellem lager og montører og skabt en langt mere effektiv drift i hverdagen.

Om Super-Køl A/S

Super-Køl A/S er specialister i køleløsninger og leverer skræddersyede løsninger til både private og erhverv. Med fokus på kvalitet og energieffektivitet tilbyder de installation, vedligeholdelse og reparation af køleanlæg. Deres erfarne team sikrer pålidelig service og innovative løsninger, der opfylder kundernes unikke behov. Køl med ekspertise!

Baggrunden

Vi udviklede en automatiseret løsning, der konstant overvåger Super-Køls fragtmail-indbakke. Når en mail med leveringsoplysninger modtages, udtrækker systemet automatisk relevante data som ordrenummer, varelinjer og leveringsstatus. Herefter kobles disse oplysninger direkte til den rette sag i Minuba via deres API.

Systemet er konfigureret til at genkende forskellige fragtleverandørers formater og håndtere undtagelser, så intet går tabt. Hvis der mangler information, bliver sagen markeret til manuel gennemgang. Løsningen kræver ingen daglig vedligeholdelse og kører i baggrunden uden at forstyrre medarbejderne.

Resultatet er et fuldt integreret flow, hvor leverancer automatisk bliver synlige for både kontor og montører – uden fejl, forsinkelse eller dobbeltarbejde.