Effektiv service- og driftsstyring

Udfordringen

Vibocold servicerer køle-, fryse- og varmeanlæg over hele Danmark. Mange serviceopgaver opstår ude hos kunder med kritiske temperaturkrav — f.eks. fødevarer, apoteker og laboratorier. Tidligere foregik opgaver, planlægning og dokumentation delvist manuelt: teknikere fik sager via telefon eller papirkald, rapporter kom via mail eller fysisk formular, og opfølgning var fragmenteret.

Det førte til:

• Risiko for manglende dokumentation eller fejl i rapporter
• Uoverskuelig planlægning og ineffektiv ruteoptimering
• Svært overblik for kunder og interne beslutningstagere

Løsningen

Vibocold besluttede at implementere et digitalt field service management (FSM) system, integreret med deres eksisterende ERP og logistikplatform. Systemet giver:

• Teknikere adgang via mobil/tablet til opgaveliste, kundeoplysninger, værktøjslog og reservedelsbehov
• Automatisk dokumentation og rapportgenerering på stedet
• Ruteoptimering, prioritering af hastesager og planlagt vedligehold
• Dashboard og rapportering til ledelse og kunder for transparens
• Integration med flåde- og WebLogistik-modul

Med den digitale løsning fik Vibocold ét samlet system, hvor driftsdata, teknikernes rapporter, kundehistorik og logistik hænger sammen. Teknikeren har den nødvendige information med ud til anlægget, og dokumentationen bliver skabt på stedet frem for bagefter — det er dét, der gør rapporterne ensartede.

Resultatet

Vibocold har fået markant færre administrative opgaver for teknikerne og hurtigere respons på serviceopgaver. Dokumentationen er ensartet og fuldstændig på tværs af alle servicebesøg, teknikernes tid og kørsel udnyttes bedre, og kunderne oplever større tilfredshed på grund af transparens og hurtig support.

• Markant reduktion af administrative opgaver for teknikere
• Hurtigere respons og udførelse af serviceopgaver
• Ensartet, fuld dokumentation over alle servicebesøg
• Bedre udnyttelse af teknikeres tid og kørsel
• Øget kundetilfredshed pga. transparens og hurtig support

Om Vibocold A/S

Vibocold A/S er en førende leverandør af energivenlige køleløsninger, der fokuserer på bæredygtighed og effektivitet. Med et bredt sortiment af køle- og fryseprodukter tilbyder de skræddersyede løsninger til både detail- og industrisektoren. Virksomheden prioriterer innovative teknologier for at minimere energiforbrug og reducere miljøpåvirkning.

Baggrunden

Vibocold A/S har gennem mange år været en af Danmarks førende leverandører inden for køl, frys og temperaturstyring, og med mere end 200.000 gennemførte servicesager er serviceafdelingen en central del af forretningen. Tidligere var planlægning, dokumentation og opfølgning spredt på forskellige manuelle systemer, hvilket gjorde det vanskeligt at skabe overblik og gav risiko for fejl og dobbeltarbejde.

For at imødekomme de stigende krav fra kunder inden for dagligvarehandel, fødevarer, medico og gastronomi implementerede Vibocold et fuldt digitalt service- og driftsstyringssystem. Teknikerne modtager i dag deres opgaver direkte på tablet eller mobil, med adgang til kundeoplysninger, reservedelslog og dokumentation i realtid. Arbejdsrapporter og billeddokumentation udfyldes på stedet, hvilket minimerer papirarbejde og sikrer en ensartet høj kvalitet.